Vaihto-omaisuus ja niiden kirjanpito

Jokaisen organisaation on otettava huomioon aineellisen ja materiaaliarvot, jotka ovat osa yhtiön nykyisiä varoja. Tavallisesti niillä pyritään varmistamaan tuotantoprosessi tai osallistuminen siihen enintään yhdellä kierroksella, jonka jälkeen ne ovat kokonaan tai osittain mukana tavaroiden hinnassa.

Vaihto-omaisuuden kirjanpito alkaa tavarantoimittajilta saaduilla selvitysasiakirjoilla, raaka-aineiden tai materiaalien maksujen maksamisesta aiemmin tehdyn kahdenvälisen sopimuksen perusteella. Siten ostajayritys saa tiettyjä liitteenä olevia asiakirjoja, jotka velvoittavat sinua siirtämään niissä ilmoitetun rahamäärän toimittajan tilille. Tällaisiin asiakirjoihin sisältyy lasku, maksupyyntö, tilaus, kuljetuslaskut ja niin edelleen. Kaikki varastot ja mahdolliset muutokset on otettava huomioon kirjanpidossa, eli niiden vastaanottaminen ja eläkkeelle siirtyminen kirjataan erikoistuneisiin kirjoihin. Jokaisen kirjanpidon kaikki sivut on kierrettävä, numeroitava ja yrityksen leima. Ne tallennetaan usein kirjanpitäjän turvalliseen käyttöön ja arkistoidaan arkiston jälkeen vähintään viiden vuoden ajan.

Materiaaliluettelo kirjaa myös kaikki saapuvat ja lähtevät tavarat. Tällöin varastonpitäjän on säilytettävä kaikki alkuperäiset asiakirjat, tehtävä tarvittavat merkinnät hänen työasiakirjoissaan ja siirtää ensin kirjanpidon osasto. Asiakirjojen siirtäminen kirjanpitoyksikköön tapahtuu pääsääntöisesti määräajassa, mutta vähintään kerran viikossa. Vaihto-omaisuus kirjataan "Material" -tilille ja niiden saaminen heijastuu veloitukseen ja eläkkeelle - lainaan. Jos yritys ostaa tavaroita, niin tilille "Selvitys vastuuhenkilöillä" tarkoitetaan vastaavaa summaa (laskettaessa käteistä rahaa tai siirrettäessä rahaa käteisellä siirrolla). Jos ne on tuotettu omasta tytäryrityksestään, käytetään lainaa "Aputoiminta".

Tavaroiden raaka-ainearvot annetaan pääsääntöisesti varastosta maatilan käyttöön tai osallistumiseen tuotantoprosessiin. Useimmissa tapauksissa varaston purkaminen varastosta merkitsee materiaalien sisäistä siirtoa. Käytetään standardin yhtenäisiä asiakirjamuotoja, kuten esimerkiksi poiminta-listoja, raja-aitauskortteja, leikkauskortteja. Lisäksi raaka-aineiden liikkeeseen laskeminen tapahtuu vain tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden mukaisissa rajoissa. Jos rikoksen johdosta tapahtuvaa luovuttamista tarvitaan yli tämän rajan, varastonpitäjä voi toteuttaa sen vain johtajan, insinööri tai muu valtuutettu henkilö luvalla.

Kaikissa yrityksissä aineellista omaisuutta koskeva luettelo on säännöllisesti toteutettu. Sitä johtaa tätä varten erityisesti perustettu palkkio pääjohtajan asianmukaisen järjestyksen perusteella. Inventointi kertoo yksitellen yhteen kaikki varastossa olevat materiaalit ja sovitut tiedot ja asiakirjojen käytettävissä olevat luvut.