Asiakirjojen luettelo. Kokoonpanon lajit ja säännöt

Termi "inventaario" tunnetaan paitsi toimistotyöntekijöille, myös muiden toimialojen ja rakenteiden asiantuntijoille. Se löytyy usein erikoiskäyttöön tarkoitetuista kirjoista ja asiakirjoista.

Työn organisointi arkistossa

Kun asiakirjat täyttävät perustavansa, ne ovat tällä hetkellä käytännössä tarpeettomia. Jotkut niistä tuhotaan, ja loput lähetetään erityisiin arkistoihin, joita kutsutaan arkistoiksi. Tässä asiakirjat käsitellään, järjestelmällistetään ja varastoidaan ennalta määrättyihin tiloihin. Tätä vaihetta pidetään viimeisenä toimistotyössä. Kaikki materiaalit on valmistettu varastoinnin kestoajan mukaan, ja väliaikaisten ja pysyvien säilytysasiakirjojen sekä henkilöstön tapausten luettelo on laadittu erikseen. Jokainen yritys (organisaatio) kerää vuoden lopussa palveludokumentit siirtoon arkistoon. Nämä asiat ovat yleensä arkistoaineita käsittelevät. Jos henkilöstötaulukossa ei ole tällaista yksikköä, henkilöstöosaston työ toteutetaan arkiston työntekijöiden johdolla. Ne muodostavat selvityksen siirretyistä arvopapereista erillisille yksiköille, joiden perusteella muodostetaan konsolidoitu yritysasiakirjojen luettelo.

Asiakirjojen työhön

Joskus tietyn ongelman ratkaisemiseksi kansalaisen tai organisaation on esitettävä yhdet, mutta useat viralliset asiakirjat. Otetaan esimerkiksi tilanne, jossa kohteen rakentamista varten ilmoitettiin osallistujien väliselle kilpailulle sopimukseen pääsemiseksi. Jokaisen hakijan on toimitettava komissiolle hyvin erilaiset asiakirjat: kaupallinen ehdotus, rakennustöiden luvat, rakenneosat ja muut asiakirjat. Kaikki tämä kerätään yhteen pakettiin ja lähetetään valiokunnan jäsenille harkintaan. Sen sisällä on oltava luettelo asiakirjoista, joissa luetellaan kaikki, jotka lähetetään tietyn organisaation puolesta. Tämä on eräänlainen lista tai luettelo. Tällainen paperi valmistetaan tavallisesti tietyn kuvion mukaisesti. Kaikki on erittäin yksinkertaista. Levyn yläosassa on otsikko "Asiakirjojen luettelo" keskellä. Hieman pienempi selittää missä ja mistä organisaatiosta he ovat. Sitten tulee taulukko, joka koostuu neljästä sarakkeesta:

1. Numero järjestyksessä.
2. Asiakirjan nimi.
3. Asiakirjan sivut __ ja __.
4. Asiakirjan sivujen määrä

Taulukko päättyy yhteenvetorivillä, joka ilmoittaa lähetettyjen sarjojen sivujen kokonaismäärän. Tämä auttaa ehkäisemään käsiteltävien asiakirjojen menetystä tai mahdollisen korvaamisen.

Tapausten täytäntöönpano

Tietojenkäsittelyn asianmukainen hallinnointi kaikki yrityksen vuoden lopussa olevat asiakirjat käsitellään ja ryhmitellään tapauksiin. Laitteet on valmistettu hyväksytyn nimikkeistön mukaisesti ja ottaen huomioon yleisesti hyväksytyt säännöt:

1. Asiakirjat syntyvät yhden kalenterivuoden aikana. Poikkeuksena on, että liiketoimintalai- toksia, jotka ovat luonteeltaan liikkuvia, on mahdollista yhdistää palveludokumentaatiot yhteen tapaukseen useiden vuosien ajan.
2. Arvopaperit sijoitetaan ylhäältä alaspäin.
3. Kaikki arkit on numeroitava. Näin varmistetaan tietojen luotettavuus tallennuksen aikana. Numerotus tulee tehdä yksinkertaisella kynällä oikeassa yläkulmassa.
4. Tarvittaessa laaditaan sisäinen luettelo asiakirjoista, jotka ovat koonnut sen asiantuntijan allekirjoituksella.
5. Papit on ommeltu.
6. Todistaulukko kootaan.
7. Kussakin tapauksessa laaditaan vahvistetun näytteen kansi. Se ilmaisee yrityksen ja nimenomaisen yksikön täydellisen nimen. Seuraavaksi tulee erityinen digitaalinen indeksi, joka vastaa nimikkeistöä. Tämän jälkeen ilmoitetaan toimielimen päivämäärät ja tapauksen loppu. Ja hyvin merkittyyn säilyvyyteen.

postitus

Lähetettäessä joitain paketteja, paketteja tai arvokkaita kirjeitä sekä sisältöä lähetetään asiakirjojen luettelo. Lomake voidaan ottaa mistä tahansa viestintäalasta. Se toteutetaan lomakkeella nro 107 ja on eräänlainen asiakirja, joka sisältää yksityiskohtaisia tietoja sisällön määrästä ja arvosta. Hinnasta päättää itse lähettäjä. Jos hän uskoo, että millä tahansa asiakirjalla ei ole erityistä arvoa, niin viiva asetetaan lomakkeen vastaavaan sarakkeeseen. Varasto sijoitetaan kirjekuoressa tai pakkauksessa suoraan postitoimistoon. Toimistotyöntekijä tarkistaa rekisteröinnin oikeellisuuden ja vakuuttaa lomakkeen sinetillä. Inventointi olisi tehtävä kahdessa kappaleessa. Yksi lähetetään asiakirjojen mukana, ja toinen on säilytettävä paketin omistajan kanssa. Tämä tapahtuu siten, että konfliktitilanteessa on mahdollista vahvistaa jokainen investointiyksikkö. Tämän jälkeen kirjekuori (paketti tai paketti) suljetaan ja lähetetään vastaanottajalle.