Tarkistusluettelo - mikä tämä on? Kuinka yhdistää tarkistuslistan?

Jotta voisimme tehdä kaiken, älä unohda mitään eikä tee virhe! Olet yllättynyt, mutta sellaisilla ajatuksilla on monia moderneja ihmisiä, jotka nukkuvat tai nousevat aamulla. Mitä menetelmiä ja keinoja ei käytetä ammattimaisen ja henkilökohtaisen tuottavuuden lisäämiseen. Joku asettaa herätyskellot ja muistutukset henkilökohtaisiin elektronisiin laitteisiin, joku "vanhan muodin" tahraa kaiken ympärillään värikkäitä tarroja. Mutta on myös yksi todella kätevä vaihtoehto, joka toimii - tarkista luettelo. Mikä tämä on ja tämä taikavoima kaikille?

Taikaluettelot tarkistetaan lennoilla

Uskotaan, että aluksi tarkastuslistat alkoivat käyttää ilmailussa. Ilma-aluksen ohjaukseen kuuluu joukko, jotka suorittavat joukon monimutkaisia operaatioita tietyssä järjestyksessä. Ja ilman muistutusjärjestelmää, jopa kokenut ohjaaja avustajan kanssa voi tehdä virheitä, ja virheet tällaisessa asiassa voivat olla täydellisiä seurauksia. Tästä syystä jokaiselle lennolle on tarjolla lisävakuutuslentoyhtiöitä koskeva tarkistuslista. Mikä tämä on? Itse asiassa luettelo, joka koostuu suoritettavista yksittäisistä toimista, tässä tapauksessa järjestetty oikeaan järjestykseen. Koska tämä työkalu toimii täydellisesti ilmailussa, sitä käyttävät myös siviilit, joiden ammatit ovat kaukana ilmailusta.

Kuka on hyödyllinen tarkistuslista ja mistä?

Päivittäiset muistutusjärjestelmät ovat hyödyllisiä kaikille henkilöille, jotka haluavat lisätä henkilökohtaista tuottavuutta. Ajanhallinta on tietämyksen ala, jonka perusperiaatteita ja tekniikoita voi yhtä hyvin käyttää johtajana, aloitusyrittäjänä ja kotona. Ainoastaan yksityiskohdat muuttuvat, koska jokaisella aktiviteetilla on oma spesifisyys. Normaaliversiossa tarkistusluettelo on luettelo toimista ja tehtävistä. Mutta jos se on välttämätöntä, voit tehdä sen yksittäisten kohteiden luettelon muodossa. Monet ovat ostoslistoja - jotka ovat itse asiassa myös tarkistuslistoja, samoin kuin kulinaarisia reseptejä, jotka on tallennettu sarakkeeseen, jossa on komponentteja, joissa suositellaan annostusta. Käytännöllisesti katsoen kaikissa ravintolalaitoksissa tällaiset muistutukset roikkuvat keittiössä kokkeja varten niin, että ne kypsyvät nopeammin, käyttäen vinkkejä osaan ja tiettyyn tuotteeseen tietyssä lautasessa käytettävään tuotteeseen. Useimmiten tarkistusluettelo luodaan yhdelle henkilölle, mutta jos tietty tehtävä on ratkaistu joukko henkilöitä, luettelo auttaa myös. Tällöin liiketoiminnan / lopullisen tavoitteen rikkominen on välttämätöntä osaksi aloja, joista kukin suorittaa yksi työntekijä. Lisäksi jokainen tehtävä on osoitettu tietylle esittäjälle ja tarvittaessa hän maalaa itsensä asteittain henkilökohtaisessa tarkastuslistassaan.

Yleiset säännöt laatimisesta

Jos haluat tulla tuottavammaksi ja hallita enemmän ilman turhaa hätää, on aika yrittää tehdä ensimmäinen tarkistuslista. Tällaisella suunnitelmalla on oltava selkeä rakenne ja houkutteleva ulkonäkö. On myös toivottavaa tarkkailla ajallista jaksoa (voit hylätä sen, jos kaikki tehtävät ovat rajoittamattomia). Vältä pitkiä kohtia, on toivottavaa, että jokainen tehtävä ilmaistaan 3-4 sanaa ja varmasti käytä verbejä. Miten koottava tarkistuslista toimii? Se on yksinkertainen - valitse haluamasi muoto: paperi, puhelimen muistiinpano tai tietokoneessa oleva tiedosto. Kaikessa sinun pitäisi olla kaksi saraketta, ensimmäinen numero tallennetaan ja tehtävä itse on muotoiltu, ja toisessa valintaruutu asetetaan suoritettavaksi. Asiantuntijat suosittelevat, etteivät ne ole poistaneet tehtyjä yrityksiä, nimittäin merkitsemään ne merkinnällä tai ristillä.

Tee tehtävät oikein

Jotta tarkistuslistasi todella aloittaisi toimintansa, on tärkeää oppia tekemään tehtäviä oikein. Tapauksia, jotka suoritetaan säännöllisesti, et voi maalata alasivulta, mutta kertaluonteiset tehtävät ja ohjeet tulisi mieluiten jakaa alaryhmiin. Esimerkiksi: on toivottavaa tallentaa neuvotteluja uusien asiakkaiden kanssa vähintään 3 merkinnällä, korostamalla ne aiheet, joista sinun on keskusteltava. Jos haluat lähettää päivittäisen raportin, kirjoitamme tehtäväksi yhden kohteen. Muista kirjoittaa kaikki, mitä voit todella unohtaa. Voit lyhentää liiketoiminnan aikaasi myös tarkkailulistalla yksityiskohtaisia muistiinpanoja esimerkiksi ottaaksesi yhteystiedot niihin henkilöihin, joiden kanssa aiot ottaa yhteyttä.

Hyödyllisiä vinkkejä

Joitakin liiketoimintasuunnittelijoita kehotetaan kirjoittamaan tehtävän tarkistuslistalle ikään kuin ne olisi jo toteutettu. Siksi ei ole tarpeen kirjoittaa "... mutta ...". Tämä on varsin tehokas psykologian, vastaanoton kannalta, mutta kestää jonkin aikaa tottua. On myös kätevää käyttää merkintäjärjestelmää. Valitse kätevä vaihtoehto itsellesi: teksti korostuskynät, alleviivaus. Mutta älä yritä osallistua jakamiseen, muutoin saat liian motley ja kirkas tarkistuslista. Tehtäväluettelon täyttäminen on tehtävä yhdellä värillä, ja valintaan saa käyttää enintään kahta väriä, mikä merkitsee tärkeintä.

Älä yritä saada kiinni kaikesta

Suosittu kysymys niille, jotka ovat juuri alkaneet työskennellä tapausten luetteloiden kanssa: tarkistuslista - mikä on, työaikasuunnitelma viikoksi tai päivittäin? Pitkän aikavälin tavoitteet ja toimet on kirjattava erikseen. Tarkistusluettelo on pienoisluettelo, joka lasketaan yhdelle päivälle. Kohteiden kokonaismäärä ei saisi ylittää 20: tä. Muutoin et joko selviydy tai yrität liioitella, ja näillä kahdella vaihtoehdolla ei ole mitään tekemistä tuottavuuden kanssa. Tarkistusluettelon tekeminen voi olla säännöllinen ilta tai aamu-rituaali. Päivän päätyttyä on aika tarkastella luetteloasi ja katsoa, onko kaikki suunnitelluista asioista suoritettu oikeaan määrään.

Vahvistus vaaditaan

Oletetaan siis, että olet saanut ensimmäisen tarkistusluettelon kokoamisen. Mitä seuraavaksi? Se on yksinkertaista, nyt on aika lukea se huolellisesti ja tarkistaa se. Ensinnäkin on tärkeää, että emme todellakaan unohda mitään eikä menetä sitä. Toiseksi testin aikana voit säätää jotain ja lisätä sen tarpeen mukaan. Ja vain jos kaikki sopii sinulle, voit tehdä tarkistuslistan toimimaan. Yritä olla unohtamatta laatia muistiinpanoja työn toteuttamisesta ajoissa. Jos näyttää siltä, että tarkistuslistojen luominen on pitkä ja vaikea, me kiirehdymme varoittamaan sinua. Käytännöllisyydestä voit tallentaa joitain malleja, esimerkiksi luetteloita tapahtumien keräämisestä työmatkalla tai perustehtäviä jokaiselle päivälle (edellyttäen, että ne toistuvat). Keskimäärin tarkistusluettelon täyttäminen ei kestää yli 10-15 minuuttia yhdessä todentamisen kanssa, on tärkeää valita vain aika, jolloin kukaan ei tee mitään, eikä mitään häiritse sinua.

Työkalu analyysiin

Tarkistuslista ei ole vain työkalu, jolla muistutetaan ja lisätään tuottavuutta. Voit myös käyttää yritysten ympäristöön tehtäviä tehtäviä. Johtaja voi tehdä tarkistuslistoja alaisilleen ja auttaa heitä seuraamaan ja ohjaamaan tehtävien suoritusprosessia. Tämä työkalu on myös hyödyllinen, jos aloitat itsesi työskentelyä, etsimällä sopivimpia menetelmiä ja vaihtoehtoja päivittäisen toiminnan jakamiseksi. Tällöin on myös tarpeen tarkistaa valmiiden tapausten tai ratkaisemattomien tehtävien lukumäärä tai prosenttiosuus päivittäin ja luoda sitten uusi ohjelma seuraavana päivänä tulosten perusteella. On selvää, että kysymys: "Tarkistusluettelo - mitä se on?" Voidaan vastata seuraavalla tavalla: väline tuottavuuden nostamiseksi ja arvioimiseksi.