Arkistointi asiakirjoja. Näin haet asiakirjoja?

Ennen siirtymistään vaaditut asiakirjat kaikkein perusteellinen tuntemus suuri määrä tarvittavat ohjeet koskien kysymyksiä dokumenttien ja tiedostojen hallintaan. Nämä normit - ovat monimutkaisia ja sisältävät suuren määrän pieniä yksityiskohtia ja vivahteita. Miten helmaan asiakirjoja nurkassa? Joka sisältää luettelon paikallaan? Voin ommella kirjanpitotosittein termoperepletnoy kone? Aloittelija valkokaulustyöläisenä jotain murskata päätään.

Pikkujuttu?

Ensi silmäyksellä, menettely rekisteröinnin asian ja laittoi pallon tyhjään arkistoon melko yksinkertainen, mutta käytäntö osoittaa päinvastaista. Jos kyseessä on rikkonut mitä tahansa sääntöjen instituution toimisto kieltäytyvät hyväksymästä kaupan paperi, ja pitää aloittaa työ uudelleen. Jos tällainen tilanne on tapahtunut elämässäsi, lue artikkeli - yritämme selvittää tämän ongelman.

Miksi ommeltua asiakirjoja? Onko asetuksia kohtaan tämä menettely on säännelty? Kyllä, ja niitä on paljon. Puhumme ensisijaisesti metodologinen suosituksia asianhallinnan, jotka hyväksyttiin joulukuussa 2009, järjestystä valtion arkisto. Toisessa puolestaan - on GOST 51141, omistettu arkistoida liiketoiminnan ja toimiston johto ja joka sisältää kaikki tarvittavat määritelmät ja termit. Lisäksi on olemassa muita oikeussääntöjä, jonka mukaan silloitetun asiakirjat.

Aloitetaan kannen

Jos teatteri alkaa ripustin, niin meidän menettely - paitsi kansi. Ja valinta pahvi "crust" - yksi ensimmäisistä tehtävistä prosessissa "pakkaus" asiakirjan. Ensi silmäyksellä, et löydä eroa monien nykyisten lajikkeiden. Mutta kun tarkemmin, ymmärrät että kansi ovat vakiona, ei-standardi, ja niitä käytetään pitkäaikaiseen säilytykseen.

Useimmiten voit tavata vakiokuoreen muodossa 229h324 mm. Se on kaikissa niissä tapauksissa, joissa näytteen koko nitoa arkkia. Jos jostain syystä asiakirja on melko erityinen ja ulkonäkö parametrien edellyttää epätyypillisten vaihtelua kansi. Siirry viimeiseen mielen liittyy siihen, missä asiakirjat tallennetaan 25 vuotta tai enemmän.

Lain mukaan tällaisia kannet tehdään vain kiinteästä pahvista vuoksi merkittäviä työelämään. Toimenpiteet olisi toteutettava säilyttää oikea asiakirjan tyypin ja sen soveltuvuus käytettäväksi kun vakava ajan. Asiakirjat on tarkoitettu toimitettaviksi valtion Archives, tallennetaan kansi, joka on valmistettu materiaalista, kuten happo-vapaa pahvi.

Puhutaanpa niin monta arkkia

Ennen tiedoston oikeita asiakirjoja kierteet, jotka kaikki vaaditaan lisätään oikeassa järjestyksessä. Sitten numerointi menettely suoritetaan tavanomaisella yksinkertainen kynä. Pääsääntö on - se on numeroidut luettelot sen sijaan julkaisun sivuilla. Arabialaisen numeron kiinnitetään jokaiseen levyn oikeassa yläkulmassa. Lisäksi meidän merkkejä ei tarvitse "ryömiä" tekstistä. Vuoteen kokonaismäärä arkkien ei koske inventaario asiakirjoja.

Mikä vivahteet olemassa numerointi? Jos määrä irtolehtinä asiakirjoja ovat kirjeen tai jotain sellaista, ensin luetella kirjekuoren, käynnistä - jokainen upotettu hänen arkkia. Jos useita saapuvia yksiköitä - yli 250, teki jakaa sen useita asemia. Ja jokainen niistä on oma numerointi.

Sisällä arkisto yritysasiakirjat voi esiintyä, joilla on omat erilliset sivunumerot, esimerkiksi julkaisemalla aikakauslehtien. Kuitenkin asian käsittely arkistoon, he luetella mm häiritsemättä yleistä järjestystä.

Jos sisäkkäistä lista on hieno formaatti, se päätti laajentaa ja numeron oikeassa yläkulmassa. Sitä myönnetään vapaa pääsy tekstiä. Jos johonkin arkit liitetään fragmentit on mahdotonta niiden erottaminen, tämä paketti on numeroitu, kuten yksi. Tässä tapauksessa se on varma kokoamalla alan kunkin liimattu kappaletta, mikä on takana tai vapaata tilaa. Osoituksena liitetyn asiakirjan varmuuden olisi tehtävä kirjallisesti tai liitetiedoissa kokonaismäärään kartoitus on nimi. Useimmiten nämä sijoitukset ovat freelance tarkastuksia, lausuntoja tai kuvia.

Korjauksia ja luettelo asiakirjoista

Siinä tapauksessa, aikana toiminta on antanut joillekin ei liian vakava virhe (esimerkiksi, ohitetaan parin levyjä) sen sijaan, että koko ryhmän uudelleen numerointia voidaan käyttää kirjainmerkintää. Tällöin numeroita toisaalta levyt eivät muutu. Eliminointi tällaisia virheitä on mahdollista vain, kun sopimus arkiston henkilökunta. Jos havaittu karkea virhe, asiakirja on numeroitu uudelleen. Vanhat numerot samalla yliviivaa mahdollisimman varovasti ja laske uusia. Tässä tapauksessa päivitetty numerointi uudelleen väitetysti varmuutta kirjoitus.

Ilman varaston sinulla ei ole arkistointi ei hyväksytä. Sisältyvien tietojen se, että dokumentin nimi, päivämäärä piirustuksen, kommentointi ja suoraan taulukko, josta sarjanumerot levyjen määrä muistiinpanoja ja (tarvittaessa). Suorittanut kaikki tiedot useita asiakirjoja numeroiden muodossa, monistaa sanoja, niin kaikki varmentaa kilpailunjohtaja yksityiskohdat Name

Näin haet asiakirjat kierteen

Koska silloittuminen menettelyllä olisi varmistettava, että kaikki tarvittavat materiaalit ja työkalut käden ulottuvilla. Lisäksi oman yrityksen täytyy naskali neula, pahvi arkistointi asiakirjojen ja erikoiskierteet. Koska viimeinen sileää pankki Langan, vaikea tai proshivnymi kierre L-210. Viime jollaisia käytetään toimipisteen tarpeita useammin.

Alussa asiakirjan poistetaan kaikki paperiliittimet tai muita metalliesineitä, niin tapauksessa levyt ovat sileä siisti pino. Vasemmalla puolella olevaan tilaan kenttä on kolmen reiän neula tai naskalin. Aseta ne keskellä parasta vapaata tilaa tarkoitettu vasemman sisennyksen eli etäisyys noin puolitoista senttimetriä. Tämä havainto on tärkeä - sillä muuten jättämisen jälkeen asiakirjoista on vaikea lukea.

Vinkkejä mukavuussyistä

Jos reiät ovat sileät reunat sinulle ratkaisevaa, ota rei'itys. Mutta muista, että liian paljon paperia sitä "liian kova". Varmista, että kaikki kolme reikää sijaitsee korkeus tasaisesti ja toisistaan erillään etäisyydellä, joka on noin 3 cm. Keskiarvo niistä tulisi pudota sivun keskellä.

Vahingoittumisen estämiseksi kansilehden ja romahtaminen liiketoiminta on usein suositeltavaa sijoittaa edessä ja takana vilkkuvia vahvistaa kartonkinauhoista. Sen kautta ohitetaan säiettä. Normaali sen koko - 70 cm, mutta kussakin tapauksessa se riippuu paksuudesta pinon ..

Kuten lävistetty reikä 3

Tässä ovat sisältö algoritmin arkistointi asiakirjoja. Ensimmäinen, neula kulkee keskellä aukot, joiden takana langanpää edelleen. Seuraaja Vdet yläosassa sen reikiä. Tämän seurauksena molemmat päät pinon näkyy liikevaihdon ommeltu arkkia. Neula vedetään pohjan läpi reiät ja vetää merkkijono etupuolella. Sitten taas jättää neula keskellä olevaan reikään. Joten meidän lanka vedettiin läpi kaikki tarvittavat reiät, minkä jälkeen molemmat päät on kiinnitetty taakse asiakirjan vahva solmu. Säilytti päät pituus noin 5 cm.

Suoraan kokoonpanoon on liimattu paperille sanoilla varmuutta. Alla katsomme tekniikka sen tuotannosta.

Asiakirja voidaan ommella ja 4 reikää. Miten se tehdään? Menettely ei ole monimutkaista. Neljä reiät tehdään pystysuunnassa symmetrisesti järjestely on yhteinen akseli. Jättäen hännän lanka takapuolella ensimmäisen aukon, johtavan silmukkaa firmware sitten sitomalla solmu, kuten edellä on kuvattu. Laiteohjelmiston pitäisi monistaa kahdesti, jotta varmistetaan kestävyyttä ja luotettavuutta.

varmuuden kirjoitus

Seuraava vaihe jälkeen numerointi ja firmware - tarjonnan liiketoimintamme varmuutta kirjoitus. Mikä se on? Tämä tarra koko 4x6 cm jossa on teksti "kireä yhdessä ja numeroitu levyt ..." (niiden määrä on merkitty numero, ja sanaa). Todetaan lisäksi aseman työntekijä, dokumentoitava päivämäärä ja persoonallisesti. Jos haluat sinetöidä merkintää, sen on myös huomattava. Merkintä on liimattu päälle solmun sidottu meille vinkkejä säikeiden joka tässä tapauksessa on oltava vapaus. Allekirjoitus aiheuttaa lopussa menettelyn, kun liima on kuivunut. Tämä tehdään sen leviämisen estämiseksi. Tulostus (jos sellainen on) kiinnitettävä osa levyosan etiketissä itse.

Ja vasta sen jälkeen käsitellä ommeltu, numeroitu, tiivistettyjä solmussa, se voidaan lähettää arkistoon.

Juominen varmuuden kirjoitus on oltava vakava ja huomaavainen. Se oli hän - dokumentoitua näyttöä koskemattomuuden tapaus. Vuonna Jos rikot sen eheyden tai asiakirjan bias ei voida hyväksyä valvontaelimet, tai kenties hänen haaste oikeudessa.

Mitä ja miksi ompelee

Se on pakollinen kaikille nitoa asiakirjoja, koska arkistointi arkistossa tai jokin tarkastuslaitokset johon veroviranomaisille, eläkerahastojen ja monia tällaisia. Et voi ottaa takaisin asiakirjoja liimattu tai niitata käyttäen nitoja. Kuten jo todettiin, että kyseessä ovat vaatimusten menettelyssä se ei yksinkertaisesti hyväksy.

Tällaiset menettelyt voivat ensisijaisesti kuuluvien asiakirjojen henkilöstö ja kirjanpidon. Ne, jotka ovat suorittaneet käsittelyä myöhemmin vuoden talletetaan arkistosta Yrityksen tai organisaation. Erityinen arkistointi toimielimet lähetettävä tapaus edelliseen oikeudellisten säilytysajan. Se on määritelty laeilla, riippuen asiakirjan. Esimerkiksi vähintään 75 vuotta on pidettävä notaarin kirjaa, kirjoja ja asiakirjoja taloudellisen huomioon henkilöstön tiedot.

Säilyvyyttä suunnittelupiirustukset ovat paljon pienempiä - vasta 20-vuotias. Photo dokumentaatiota huolehtia 5 vuotta. Arkistointia laitokset talletetaan tapauksessa sekä julkisia että yksityisiä yrityksiä. Tehtävänä tahansa ei-valtiollisten toimijoiden - tekemään Federal arkistointi palvelun tämän sopimuksen.

On muistettava, että oikeus firmware asiakirjassa on vain yksi työntekijä, joka on tämän velvoitteen täsmennetty työnkuvaan. Kun kyseessä on heikkolaatuisten yhdiste dokumentti tarjoaa joitakin seuraamuksia, varsinkin kun on kyse muutoksista tai puute tiettyjä tärkeitä sivuja.

Palatkaamme teknologian Binder

Edellä kuvatussa ristisilloitusmenetelmää soveltuvat sekä varmuuskopiointi ja verotarkastus. Mutta arkistointi kirjanpitoasiakirjoin varastoida pitkäksi aikaa (yli 10 vuotta) pitäisi olla erityisen vahva - usein 5 reikiä. Varmuuden merkintä tehdään erityisellä pehmopaperin, jotta selvästi tarra laitteen alla eikä ole epäilystäkään eheyden asiakirjan.

Jos olosuhteet toimiston rei'itys perinteisen paperi Lyönnit, sitten tarvittaessa, antaa suuria määriä paperia asiakirjoja (esimerkiksi tulostus) käyttää ammattilaisten laitteita muodossa Porakoneet tai sitova koneen. Tällaisten mekanismien on todellista tehoa ja voi olla joko käsikäyttöinen ja varustettu sähkökäyttö.

kone mekanismi

Näiden tai koneisiin - klassinen tapa käyttää jousia. Tällainen kirjansidontatyöpaja kone on varustettu laitteella lävistyksen. Toinen mekanismi asiakirjan vartaassa keväällä muovista, jonka jälkeen ylä- ja alaosan yksikön lisättiin pahvista tai muovista kannet.

Etuna sitovia kone on mahdollisuus liimaus pitkien asiakirjojen. Paksuus lohko voi olla jopa 500 sivua. Ja myös - kyky poistaa tai täydentää sivuja ja lakanat jo sidottu asiakirja. Haitat ovat varsin vakavia, ja monimutkaisuus ei ole liian korkea lujuus.

Jos kirjansidonnan kone hakemuksen asiakirjoja, joissa on metalli jouset, joka on asetettu tiettyyn vaiheeseen ja reiät, vastaavasti, se, paperi lohkot ovat kuluneet joustava jousiterästä, joka puristetaan sitten ja lukitaan. Etuja, että laitteisto on metalli jouset - esittelykelpoisemman lopullinen muoto ja parempi luotettavuus verrattuna sitoutumiseen muovista jousia. Mutta samaan aikaan lisätä tai poistaa arkit vahingoittumatta mahdotonta.

Lisäksi jousi, on toimivia laitteita periaatteen sitoutumisen muovinen kampa, jossa hampaat kiemura. Myös sitoo kierre, meille tuttuja pöydällä kalenteri, kannettavat ja päiväkirjat. Sen jälkeen, kun lävistys reikiä haavan kierre (3-4 kääntyy käsin, muita automaattisesti).

Edistystä ei pysy paikoillaan

Mikä on lämpö sitova? Se on moderni kone arkistointi asiakirjoja, jotka voidaan nopeasti ja niiden ei-irrotettavan liitoksen. Kanssa termoperepletnyh kone voi suorittaa useita materiaaleja sekä laatia yksittäisiä kopioita. Tämä muunnelma on erityisen sopiva lähetetään raportit, sopimukset ja mainosmateriaali.

Työkone tämäntyyppisen käyttämällä sitovia termokoreshkov ja termooblozhek joilla on eri värejä ja kokoja. Riippuen arkkien määrä valitaan termooblozhka tapauksessa tietty paksuus, niin kaikki yhdessä asetettu koneeseen. Sisäpuolelle kannen loppuun fluff polymeeri- liimaa. Kone on varustettu lämmityselementillä, jolla polymeeri sulatetaan ja kaikki levyt suljetaan kuumaan kerrokseen.