Sähköisten asiakirjojen organisaatioiden välillä: miten se toimii?

Sähköisten dokumenttien hallinta (EDM) - nopea tapa jakaa tietoa perustuvat sähköisten asiakirjojen käyttö virtuaalinen allekirjoituksia. Hän on jo pitkään ollut tunnustettu kehittyneissä maissa maailman tehokkaana välineenä operatiivisen liiketoiminnan.

sydän

Sähköisten asiakirjojen organisaatioiden välillä - joukon prosesseja luomiseen, käsittelyyn, hallinto, siirtämistä, hankkimista, kunnossapito, käyttö ja tuhosi asiakirjoja. Kaikki nämä toimet suorittaa tarkistamisen jälkeen eheyden ja kuittausta asiakirjojen.

Säännöt työnkulun välillä oikeushenkilöt suoritetaan osapuolten suostumuksella. Tietojenvaihtoa suoritetaan tietoliikenteen palveluja ja asiakirjoja tallennettu sähköisesti. Säilyvyysaika tilitietojen ei saa ylittää sitä, mikä on asetettu lainsäädännön tasolla.

Organisaatiot voivat kommunikoida keskenään virallisia ja epävirallisia asiakirjoja allekirjoitukset osallistujien. Yrityssektorilla tähän voi kuulua: laskut, sopimukset, laskut, sopimukset, sopimukset, tilaukset, ilmoitukset, valtakirjat jne Informaatio voidaan lähettää muodossa tekstin, taulukkomuodossa ja kuvatiedostoja.

Tarkoituksena käyttöönoton EDI

Edellytyksenä käyttöön EDI voi olla:

• Rutiinitehtävien vähenemisen;
• vähentäminen asiakirjojen katoamisen;
• "Läpinäkyvä" Käsittele asiakirjoja;
• parantaa suorituskykyä kuria - asiakirjojen luovuttaminen tietyn ajan kuluessa, jne ...

Niistä määrälliset tavoitteet voidaan tunnistaa seuraavasti:

• Vähentää aikaa käsitellä asiakirjan 10 kertaa.
• Vähentäminen toimistokulut kahtia.

Sähköisten asiakirjojen organisaatioiden välillä: miten se toimii

Vuonna kotimaisen lainsäädännön mukaisesti, sähköiset asiakirjat järjestöjen välillä tehdään suostumuksella molemmin puolin. Tietojen vaihtoa, on välttämätöntä, että kaikki osallistujat olivat yhteydessä laitteiden operaattorin. Seuraavaksi käyttäjä tarvitsee lähettää pyynnön lisätä luetteloon vastapuolten. Vahvistuksen jälkeen järjestelmä osallistujat voivat kommunikoida.

EDI-moduuli on suoritettava seuraavat toiminnot:

• Kutsu vastapuolet vaihtaa tietoja.
• Tuottavat osoitekirja.
• Integrointi kirjanpito-ohjelmisto, kuten 1C.
• Allekirjoittaa ja salata asiakirjoja.
• Rakenne vastaavuus.
• Tarkkailla kirjaimet.

Sähköinen asiakirjojen organisaatioiden välillä suoritettiin käyttäen varmenteita. Yhteyden muodostaminen palvelimeen ja todennus tehdään läpi henkilökohtainen digitaalinen varmenne. Sähköinen allekirjoitus annetaan jokaiselle käyttäjälle järjestelmän tallennettu sähköisesti suojattu ja Token PIN-koodi. Käyttäjän on syöttää sisäänkirjautumissalasanansa henkilökohtaiseen toimistoon. Vasta sen jälkeen se saa tutustua niiden asiakirjoihin.

Aloittaa prosessi vaihto voi tahansa organisaation jäsen, joka on yhdistetty järjestelmään. Ennen kuin lähetät asiakirjan toiselle osapuolelle, se on allekirjoitettu sähköinen allekirjoitus. Tämä toimenpide suoritetaan avulla "Crypto" ohjelma. Asiakirja lähetetään EDI. urakoitsijan työntekijä saa ilmoituksen uuden asiakirjan. Jos hän hyväksyy sen, hän asettaa myös EDS. Jos haluat tehdä muutoksia asiakirjaan, se luo uuden sähköinen versio. Päätyttyä editointi haluat tallentaa muutokset käyttämällä sähköistä allekirjoitusta. Asiakirja lähetetään sitten muutokset vastapuolen. Tarvittaessa tehdä sähköisiä yhteensopivuustiedolle.

Jos haluat jälleen tehdä muutoksia, niin koko proseduuri toistetaan jälleen. Jos väittää uusi versio ei ole läsnä, asiakirja noudatetaan. Lopullinen näyte katsotaan allekirjoittanut kaksi sähköinen allekirjoitus. CE dokumentti versiot tallennetaan palvelimelle ja ovat nähtävillä. Kun näyte annetaan tilan nykyinen, muuttaa asiakirjaa ei toimi. Turhautunut sopimukset tilaksi muuttuu "peruutettu". Näin voit tehdä sähköisiä asiakirjoja organisaatioiden välillä.

laitteet

Mitä tarvitaan sähköisiä asiakirjoja organisaatioiden välillä? Ensinnäkin, sinun täytyy valita palveluntarjoajan ja asentaa erillistä tietojen vaihtamiseksi. Toiseksi, jokaisen vastapuolen kanssa, jolla organisaatio aikoo toteuttaa sähköpostiviestejä, sinun täytyy allekirjoittaa "sopimus vaihtoon sähköisten asiakirjojen."

On myös tarpeen vahvistaa EDI palvelin, johon tallennetaan kaikki asiakirjat. Se voi olla niin asiakkaan laitteet, ja "pilvi" varastointi. Pääsy tietoihin järjestelmän ulkopuolelta soveltamalla, joka asennetaan laitteen organisaatiossa. Tietokone vuorovaikutusta palvelimen kanssa tehdään HTTP lisävarusteena SSL-salausta 128. Asiakirjojen se toteutetaan ainoastaan käyttöliittymän kautta hakemuksen ja ohitettuaan autentikoinnin.

EDC projekti

prosessiautomaation hanke voi kestää useista kuukausista useisiin vuosiin. Termi suoraan riippuu useita prosesseja, jotka tarvitsevat automaatio-, resurssien ja taloudellisen suorituskyvyn organisaation. Piirustusten lyhyt toteuttavalla piirillä EDC seuraavasti:

• Luominen työryhmä.
• Muodostumista tavoitteet, määräajat ja talousarvio.
• Tutkimus nykyisten prosessien.
• Kehittää työtä.
• Vyrob EDI-järjestelmä.
• Allekirjoitustilaisuudessa täytäntöönpanosta SED.
• Asetuksen antamista.
• Täyttö järjestelmäkansioissa.
• henkilöstön koulutusta.
• Toteuttaa alustavat testit.
• Julkaisun toteutuksesta SED järjestyksessä.
• Jatkokehitys ohjelmistojen ja työn sääntöjä.
• Käynnistäminen pilottihankkeen.
• Täysimittainen siirtyminen EDI.

EDI totetusvirheitä

Prosessissa automatisoinnin asiakirjojen olisi kiinnitettävä erityistä huomiota prosesseja, joissa laki edellyttää läsnäolon paperin kannatin. Päällekkäisiä paperi asiakirjoja sähköisesti on mahdotonta. Tämä merkittävästi hidastaa prosessia työn ja aiheuttaa suhtautuu kielteisesti automaation koko prosessissa. Täytäntöönpanoa varten kahden työn kukaan maksaa.

Prosessissa käyttöön uusia määräyksiä on kehitetty toimimaan asiakirjoja, junahenkilökunnan ja vasta sitten käydä täysimääräisesti. Tämä voidaan saavuttaa vain, jos välittää työntekijöille etuja käyttämällä uutta teknologiaa.

Toinen suosittu virhe - huono tutkimus SED vaatimuksiin. Jos käyttäjät joutuvat työskentelemään määrittämättömässä järjestelmässä, niin prosessi EDI poikkeaa hyväksytyn organisaatiossa.

Sähköisten asiakirjojen organisaatioiden välillä: hyvät ja huonot puolet

etuja:

• Vähentäminen välittämään alkuperäiset asiakirjat postitse kustannukset.
• Säästää tilaa asiakirjojen säilyttämiselle. Se on kaikki tallennetaan sähköisessä muodossa.
• Helppokäyttöinen. Dokumentin lähetys suoritetaan yhdestä paikasta. Pikahaulla asiakirjan kuljettaman tila (lähetys, vastaanotto ja hyväksynyt r. D).
• Instant toimitusta. Kaikki tiedot saa lähetetään vastaanottajalle muutamassa sekunnissa.
• Asiakirjaa ei kadota käytön päättymiseen saakka sen varastoinnin järjestelmässä.

haittoja:

• Käyttää tuotetta sinun on ostettava lisenssi, joka maksaa.
• Kommunikoi usein vain osallistujien välillä saman järjestelmän.
• Sähköisiä asiakirjoja organisaatioiden välisiä 1C tai käyttämällä muita ohjelmistoja eroaa aiemmin käytetystä järjestelmästä. Ottamalla käyttöön uuden algoritmin, kaikilla työntekijöillä on kysyttävää liiketoiminnan harjoittamista.
• Tekniset laitteet. Ennen käyttöönottoa EDI organisaatio tarvitsee hankkia laitteita ja valmentaa henkilöstöä hoitamaan uuteen järjestelmään.
• EDM suoritetaan käyttämällä sähköistä allekirjoitusta, jonka voimassaoloaikaa on 1 vuosi. On tarpeen seurata ja tarvittaessa päivittämään todistukset. On myös tarpeen valvoa toimia urakoitsijoiden todistusten välttää ongelmia vero.

oikeudellinen sääntely

Mitä säädöksissä säännellään sähköisiä asiakirjoja organisaatioiden välillä? Venäjän lainsäädäntöön kuuluvat liittovaltion №63 «sähköisestä allekirjoituksesta", sääntöjä asiakirjojen Federal Tax Service on rekisteröity järjestyksessä valtiovarainministeriön numero MMV-7-2 / 168. Organisaatioiden EDI välillä tilausten perusteella Finance № 50N. Kannalta ensisijaisen kirjanpitoasiakirjat vaihtoa sähköisessä muodossa, josta on säädetty liittovaltion Tax Service Tilausnumero MMV-7-6 / 36 @. Kaikki toimijat EDM prosessissa toimintaa tulisi ohjata Order of Federal Tax Service № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Sähköisten asiakirjojen organisaatioiden välillä "VLSI" antaa asiakkaille seuraavia etuja:

• Voit lähettää asiakirjoja jollekin laitokselle, joka on rekisteröity alueella Venäjällä. Jos vastapuoli ei ole osapuoli "VLSI" järjestelmä, työntekijä yksinkertaisesti yhteyttä edustaja organisaatio ja lähettää sen sähköpostitse kutsun osallistua järjestelmään. Heti vahvistuksen tietojenvaihtoa osallistujien välille tehdään ilman välittäjiä.
• Asenna ohjelmisto tietokoneelle ei tarvita. Tarpeeksi on nykyisen version selaimen ja Internet-yhteys.
• Työskennellä tiedot eivät tarvitse erityistä ohjelmaa. Jos raportti alun perin laadittu kolmannen osapuolen ohjelmistoja, kuten 1C, on mahdollista määrittää integrointi "VLSI" järjestelmään.
• Vakiolomakkeelle Asiakirjan ei ole asetettu. Voit lähettää tekstiviestejä, taulukkolaskenta tiedostoja, kuvia ja niin edelleen. D.

SKB "Kontur"

Yksi ensimmäisistä ohjelmistokehittäjille Venäjällä harjoittaa myös laitteen toimitus, jonka kautta sähköisiä asiakirjoja organisaatioiden välillä. "Contour" DiaDocin kehittänyt järjestelmän, jolla voidaan vaihtaa sähköisesti asiakirjoja. Piirre on, että pääsy tietoihin voidaan saada, kun ulkomailla. Tätä varten yhtiö on kehittynyt verkkovierailuhintoja. Haluttaessa mono-yhteys dataa API.

Mitä tarvitset?

Kytkeä EDI, yritysten täytyy ostaa:

• lisensoitu ohjelmistot;
• palvelimelle,
• päivittää laitteet;
• junahenkilökunnan;
• muokata ja integroida ECM käytettäväksi sisäisten sovellusten.

Tällaiset investoinnit on toteutettava jotta kytkeä sähköisen asiakirjan välinen organisaatio? Sisällyttämistä kustannukset kuulemisen teknistä tukea, ja ohjelmistopäivitykset SED - toisen vaiheen investointeja. Nämä kustannukset on maksettava kuukausittain.

johtopäätös

Korvata paperiset sähköposti saapuu. Se ei ainoastaan vähennä kustannuksia organisaation johtamaan prosesseja, mutta myös tehostaa liiketoimintaa kokonaisuutena. EDI hyvin toimivat, sinun on selvästi muotoilla tavoitteet ja järjestelmän käyttöönotto säätää laitteita oikein.