Kirjanpidon tehokkuus: asiakirjojen tallennusaika

Kirjanpidon tehokkuus vaikuttaa suuressa määrin yritykseen kertyneiden asiakirjojen säilyttämiseen toimivaltaiseen organisaatioon. Siksi ongelmien välttämiseksi tilintarkastajan on välttämättä tutustuttava Venäjän federaation lainsäädännön mukaisten asiakirjojen ehtojen ja menettelyjen vaatimuksiin.

Mikä on asiakirjojen säilytysjärjestys?

Vuoden 2013 liittovaltion lainsäädännössä edellytetään, että kaikki yritykset pitävät kaikki ensisijaiset asiakirjat, kirjanpidon, kirjanpidon rekisterit ja työstandardit sekä kaikki muut tämän taloudellisen yksikön toimintaan liittyvät asiakirjat. Tätä sääntöä jaetaan myös sähköisessä muodossa olevien asiakirjojen tallennusaikaa varten, jota käytetään yhä enemmän erilaisten organisaatio- ja oikeudellisten organisaatioiden taloudellisessa toiminnassa.

Kuinka kauan asiakirjojen tallentaminen kestää?

Asiakirjojen säilytysjakso on vähintään viisi vuotta tai enemmän (järjestön sääntöjen mukaisesti). On mielenkiintoista, että verotuskoodissa säädetään muista varastointikausista (neljä vuotta). Tämä koskee kaikkia tilinpäätöksiä, ja kausi lasketaan sen viimeisestä käyttökerrasta. On luonnollista pitää asiakirjat viiden vuoden ajan, mikä säästää paljon aikaa ja hermoja, jos jotain tapahtuu! Ulkomaankauppaa koskevia asiakirjoja olisi tarkasteltava erikseen. Jos ulkomaisessa vastapuolivaltiossa vaaditaan pitempää asiakirjojen tallennustapaa kuin Venäjän federaatiossa, on parempi valita se eikä odottaa, että kauppaan ei tule ongelmia. Sitä on tarpeen säätää yrityksen sisäisissä säännöksissä, jotka estävät paljon työntekijöiden virheitä.

Kuka on vastuussa asiakirjojen säilyttämisestä?

Lain "kirjeen" mukaisesti organisaation johtaja, ts. Sen pääjohtaja on henkilökohtaisesti vastuussa asiakirjojen tallentamisesta yhtiön arkistoihin. Jos asiakirjojen säilyttämisaikaa tai asiakirjojen kierron järjestämistä ei noudateta, yrityksestä kerätään kymmenentuhatta ruplaa ja ristiriitaisia kolmekymmentä tuhatta ruplaa. Jos tällainen vastuuttomuus on johtanut veron määrän vähättelemiseen, sinun on maksettava kaksikymmentä prosenttia maksamattomasta verosta, mutta tämä sakko voi olla alle neljäkymmentä tuhatta ruplaa. Venäjän federaation lainsäädännössä säädetään myös erikseen rangaistuksista virkamiehiltä tappioista, mikä johti asiakirjojen tallentamisen tehottomaan järjestämiseen yrityksessä.

Miten asiakirjojen tuhoaminen on vanhentunut?

Ensinnäkin on huomattava, että jotkin asiakirjat eivät tuhoutu, vaan ne siirretään kunnalliseen arkistoon, joten on erittäin tärkeää huomata niiden säilyvyysaika, mutta myös huolehtia merkinnästä "Expert-verifying commission" (EPC). Jos asiakirjoja ei tarvitse siirtää arkistoon, organisaation päällikön on annettava asiakirjojen tuhoamista koskeva toimi. Jos tällaista toimenpidettä ei ole laadittu, asiakirjat katsotaan puuttuviksi, ja velvollisuus on nimetä toimikunta tällaisen menetyksen tutkimiseksi.